Gestión de Inventario y Control de Stocks: ¿Cómo tu «aburrido» inventario puede salvar tu empresa?

El stock o inventarios de existencias de una organización es el conjunto de materiales y / o mercancías almacenadas con uno de dos fines: (1) porque son necesarios en la producción y (2) porque su destino es la venta final.

¿En qué consiste la gestión de inventario?

El control de inventarios consiste organizar, planificar y controlar para comprender lo que se tiene, dónde está o cuándo entran y salen las existencias para ayudar a reducir los costes, acelerar el cumplimiento del servicio y prevenir el fraude.

Todo ello te permite optimizar tu capital y recursos. De esta forma satisfacemos la demanda con la máxima fiabilidad, rapidez, versatilidad y calidad al menor coste posible.

No existe un momento obligatorio para la realización del inventario, sino que depende de la organización interna de la empresa, de la funcionalidad y, en algunos casos, de la temporalidad. No obstante, es aconsejable realizar como mínimo un inventario anual, para comprobar si las cantidades registradas en la base de datos coinciden con la cantidad física real existente.

¿Cómo realizar correctamente un control de stocks?

La mayoría de las empresas toman el inventario como una obligación cuando debería tomarse como prioridad. Tener una buena supervisión del stock permite utilizarlo incluso como un sistema de contabilidad preparado para salvaguardar los activos.

Para llevar a cabo correctamente un inventario es importante tener en cuenta que la información contable, al tener una finalidad explicativa, debe cumplir con una serie de características:

• Integridad: hay que incluir todas las existencias con su cantidad correcta.
• Precisión: la naturaleza, la cantidad y el valor de los activos deben ser enumerados correctamente.
• Eficiencia: en aquellos casos en los que no pueda determinarse la cantidad exacta de un activo, esta puede ser estimada.
• Claridad: es necesario identificar claramente las existencias para que puedan asignarse posteriormente.
• Verificabilidad: esta característica permite que la información pueda ser revisada con posterioridad a su emisión.
• Puntualidad: los empresarios tienen que presentar el libro de inventario en un plazo determinado.
• Partida individual: básicamente, cada activo y cada deuda se registran individualmente en el inventario.

Como ves, los inventarios no son necesarios solo porque las leyes lo exijan, su importancia radica en que, gracias a su información, ayudan a estimar el valor de una empresa.

¿Qué conseguimos con un correcto inventario de stock?

Tener un buen inventario en tu empresa te beneficia a varios niveles:

1. Minimizar costes:
   • Reducir costes de almacén: evitando que la mercancía quede obsoleta y sus gastos asociados.
   • Minimizar capital humano: al tener una buena gestión de los productos o materiales, reducimos la carga de trabajo y las tareas asociadas a ello.
2. Ventaja competitiva:
   • Mejorar el servicio: un almacén que funciona bien puede dar salida a toda la demanda rápida y eficiente.
   • Mejorar tu flujo de caja: facilita el equilibrio entre las ventas y los gastos, proporcionando mayor liquidez.
3. Control interno:
   • Conocer el valor real del conjunto de todos los productos o materiales.
   • Determinar el beneficio o la pérdida del año sabiendo el coste de la mercancía a través del inventario.
   • Detectar desviaciones debidas a errores humanos, hurtos, del propio sistema, obsoletos o deteriorados. Cuanto más organizada sea la operativa diaria, menos descuadres habrá.

¿Por qué externalizar la gestión de inventario?

La externalización de los inventarios es una auténtica herramienta estratégica de gestión ya que el apoyarse en una empresa con experiencia exclusiva en el sector, con herramientas adecuadas para llevarlas a cabo, permite que:

• Los equipos de venta se concentren en su verdadera actividad, la venta.
• Evitar las tensiones asociadas a la realización de inventarios, en especial, el trabajo nocturno o excesivas horas extras ya que supone carga extra de trabajo.
• Evitar el cierre de las instalaciones.
• Garantizar fiabilidad y homogeneidad en los procesos aplicados.
• Controlar los costes, sobre todo los ocultos, que son frecuentes en esta actividad: gestión del personal temporal e indefinido, horas extraordinarias, tiempo de recuperación, etc, …

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Autora: Nuria Quesada Torres, Gestión de Activos Fijos en Ayming